Nota fiscal de PJ: como emitir a primeira NFS-e sem errar

Abrir o CNPJ é só o primeiro passo. Logo depois vem o primeiro cliente, e com ele a pergunta que quase todo PJ faz na primeira semana: como emitir a nota fiscal do serviço? A boa notícia é que o processo é simples quando você sabe o que preencher. A má notícia é que um código errado na primeira nota costuma se repetir em todas as seguintes, e isso pesa no imposto.

Quem emite e onde

Quem presta serviço emite a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a NFS-e. Ela é ligada ao ISS, imposto municipal, e por isso a regra de emissão sempre foi da prefeitura onde a empresa está registrada.

Isso vem mudando. Existe hoje um padrão nacional de NFS-e, com o Emissor Nacional acessado pelo portal do gov.br. Para o MEI, ele é obrigatório desde setembro de 2023. Para as demais empresas, depende do município: algumas prefeituras já aderiram ao emissor nacional, outras mantêm o próprio sistema e enviam os dados para o ambiente nacional. Com a reforma tributária, a Lei Complementar nº 214/2025 passou a exigir que os municípios adotem o padrão nacional ou compartilhem os dados da nota com ele. Na prática: antes de emitir, confirme no site da sua prefeitura qual sistema vale para a sua empresa.

O que você precisa ter em mãos

Antes da primeira nota, separe:

• o acesso ao sistema de emissão (conta gov.br para o Emissor Nacional, ou login e senha da prefeitura, em alguns casos com certificado digital);
• o CNPJ ou CPF do cliente, com o endereço;
• a descrição do serviço prestado e o período a que ele se refere;
• o valor do serviço;
• o código do serviço, tirado da lista anexa à Lei Complementar nº 116/2003.

O código do serviço é o ponto que mais gera erro. Ele define a alíquota do ISS e precisa ser coerente com o CNAE da empresa. Se você ainda não conferiu se a sua atividade está bem enquadrada, a nossa consulta de CNAEs do Simples Nacional ajuda a checar.

Passo a passo da primeira emissão

• Entre no sistema de emissão e confira os dados da sua empresa no cadastro.
• Informe o tomador: o CNPJ do cliente costuma puxar a razão social e o endereço automaticamente.
• Escolha o código do serviço e escreva uma descrição clara, como "Desenvolvimento de software, serviços prestados em outubro de 2026".
• Informe o valor e confira o regime: a nota deve indicar que a empresa é optante pelo Simples Nacional, quando for o caso.
• Verifique se há retenção (veja abaixo), revise e emita. Envie o PDF ou o link para o cliente.

O imposto vai na nota?

Para a empresa do Simples Nacional, o ISS e os tributos federais não são pagos nota a nota. Todo o faturamento do mês entra na apuração do Simples e é pago numa guia única, o DAS, que vence no dia 20 do mês seguinte.

Exemplo: Ana é desenvolvedora, tem uma ME no Simples e, pelo Fator R, é tributada no Anexo III. Em outubro ela emite uma nota de R$ 12.000 para a empresa contratante. Como está na primeira faixa (faturamento dos últimos 12 meses até R$ 180 mil), a alíquota é de 6%. O DAS de outubro fica em R$ 720 e vence em 20 de novembro. A nota em si sai com o valor cheio de R$ 12.000. Para ver como o Fator R muda essa conta, leia quanto de imposto o PJ paga.

Atenção às retenções. Algumas prefeituras obrigam o cliente a reter o ISS na fonte para certos serviços. Nesse caso, a empresa do Simples informa na nota a alíquota de ISS da sua faixa, o cliente recolhe essa parte e ela é descontada no DAS. Já a retenção de IR na fonte sobre serviços profissionais, em regra, não se aplica a quem é do Simples. Se o cliente reteve algo indevidamente, vale corrigir com ele antes do pagamento.

E o MEI? O MEI é dispensado de emitir nota quando vende para pessoa física, mas é obrigado quando o cliente é empresa. Como o PJ que sai da CLT presta serviço para empresa, a nota é obrigatória em qualquer caso.

Os erros mais comuns na primeira nota

• Código de serviço diferente da atividade real: pode levar a alíquota de ISS errada e, no Simples, ao anexo errado.
• Nota emitida em nome da pessoa física do contratante, quando o contrato é com a empresa.
• Esquecer de emitir no mês em que o serviço foi prestado e jogar tudo para o mês seguinte, o que desequilibra o faturamento e pode mudar a faixa do Simples.
• Cancelar e reemitir fora do prazo da prefeitura: cada município fixa um prazo para cancelamento, e depois dele a correção fica mais difícil.

Se você ainda está decidindo se vale a pena sair do regime CLT, a calculadora CLT para PJ mostra quanto sobra no bolso depois do imposto que entra nessas notas.

Como a Consensus ajuda

Emitir a nota é com você. O que vem depois dela é com a gente, no serviço de gestão fiscal:

• apuração dos tributos e emissão do DAS (Simples Nacional) ou do DARF (Lucro Presumido e Lucro Real) com base nas notas emitidas;
• entrega das obrigações acessórias, como DCTF, DCTFWeb e REINF, nos prazos legais;
• monitoramento das certidões negativas junto à Receita Federal e ao estado, para a empresa não ser surpreendida na hora de fechar contrato.

Fontes

• Lei Complementar nº 116/2003 (ISS e lista de serviços)
• Lei Complementar nº 123/2006 (Simples Nacional)
• Lei Complementar nº 214/2025 (reforma tributária)
• Portal da NFS-e Nacional