Como trocar de contador: passo a passo sem parar a empresa

Trocar de contador é mais simples do que parece, e não exige parar a empresa. O que dá dor de cabeça é a troca feita sem data de corte, sem distrato e sem conferir o que ficou pendente. Com o passo a passo certo, a empresa muda de escritório num mês e continua pagando imposto e folha no prazo.

O que a regra exige na troca

A relação entre empresa e contador é regulada pela Resolução CFC nº 1.590/2020, do Conselho Federal de Contabilidade. Ela traz quatro pontos que importam para quem quer trocar:

• Contrato escrito com aviso prévio. Todo serviço contábil precisa de contrato por escrito, e ele deve ter uma cláusula rescisória com prazo de aviso prévio (art. 2º, alínea "l"). Antes de qualquer coisa, abra o contrato atual e veja quantos dias de aviso ele pede.
• Distrato obrigatório. O fim do vínculo exige um distrato assinado pelas duas partes, que marca até quando vai a responsabilidade de cada um (art. 6º). Se o distrato não for possível, o contador deve notificar a empresa do encerramento.
• Devolução dos documentos. O distrato deve dizer como e em que prazo a empresa recebe de volta livros contábeis, documentos e arquivos, inclusive os arquivos eletrônicos entregues ao Fisco (arts. 7º e 9º).
• Passagem de bastão. O contador que sai deve comunicar ao novo responsável os fatos de que ele precise saber (art. 8º) e responde pelas obrigações acessórias das competências que ocorreram durante o contrato, mesmo que o prazo de entrega vença depois (art. 10), salvo acordo diferente no distrato.

Em resumo: ninguém fica "preso" a um contador. Basta respeitar o aviso do contrato e formalizar a saída.

Passo a passo para trocar de contador

• Escolha o novo escritório antes de avisar o atual. Converse, peça proposta por escrito e entenda o que está incluído: contabilidade, fiscal, folha, planejamento. Se ainda tem dúvida se a sua empresa precisa de contador e para quê, veja o que a lei exige do PJ.
• Defina o mês de corte. O ideal é que o escritório antigo feche uma competência inteira e o novo comece na seguinte. Evite trocar no meio do mês.
• Comunique o atual por escrito, respeitando o aviso prévio do contrato, e peça o distrato.
• Peça a documentação (lista abaixo) e um relatório das pendências: guias em aberto, declarações não entregues, parcelamentos ativos.
• Troque os acessos. Revogue a procuração eletrônica do escritório antigo no e-CAC e nos portais do estado e do município, e cadastre a do novo. Se o certificado digital da empresa ficava com o contador antigo, recolha ou emita um novo.
• Confira o primeiro mês do novo escritório: guias emitidas, folha fechada e obrigações transmitidas.

Exemplo prático com datas

Uma empresa do Simples Nacional avisa o contador atual em 10 de novembro, e o contrato prevê 30 dias de aviso. As partes combinam que o escritório antigo responde pela competência de novembro inteira.

Na prática, isso quer dizer que o escritório antigo apura e emite o DAS de novembro, que vence em 20 de dezembro, fecha a folha de novembro e transmite as declarações dessa competência. O novo escritório assume a partir da competência de dezembro. Assim, nenhum mês fica sem dono e nenhum mês fica com dois responsáveis.

Um cuidado extra com o calendário: as entregas anuais pesam. A ECD (escrituração contábil digital) vence no último dia útil de maio e a ECF no último dia útil de julho. Se a troca acontecer perto dessas datas, deixe escrito no distrato quem entrega cada uma.

Documentos para pedir ao contador antigo

• contrato social e alterações, cartão do CNPJ, inscrições estadual e municipal e alvarás;
• balanços, DRE, balancetes e os livros Diário e Razão dos últimos anos;
• recibos das declarações entregues (ECD, ECF, DEFIS, DCTFWeb, SPED Fiscal, quando houver);
• folha de pagamento: fichas de registro, holerites, férias, rescisões e o histórico do eSocial;
• parcelamentos em andamento, certidões negativas e notificações recebidas do Fisco;
• base do sistema contábil exportada, quando o escritório puder fornecer.

Guarde tudo também com a empresa. Os documentos são seus, não do escritório.

Os erros mais comuns na troca

• Cancelar por mensagem e não assinar distrato. Sem distrato, fica a dúvida sobre quem responde por cada competência.
• Esquecer a procuração no e-CAC. O escritório antigo continua com acesso aos dados da empresa.
• Não pedir o relatório de pendências. O novo contador descobre a guia atrasada só quando chega a cobrança, já com multa e juros.
• Trocar sem conferir o regime tributário. A troca é uma boa hora para rever se o regime ainda é o melhor. O comparador tributário dá uma primeira ideia.

Como a Consensus ajuda

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Fontes

• Conselho Federal de Contabilidade: Resolução CFC nº 1.590/2020