Primeiro funcionário CLT: como contratar, documentos e quanto custa

Contratar o primeiro funcionário é um passo grande para qualquer empresa. A dúvida costuma vir em três partes: o que pedir ao candidato, quais prazos a lei impõe e quanto o funcionário vai custar de verdade no fim do mês. Este guia responde as três, com um exemplo em números.

Antes da contratação: o que definir

Três decisões vêm antes de qualquer papel:

• Salário e cargo. O salário não pode ficar abaixo do salário mínimo (R$ 1.621 em 2026) nem do piso da convenção coletiva da categoria. Vale consultar a convenção do sindicato da sua atividade antes de fechar a proposta.
• Jornada. A regra geral da CLT é de até 8 horas por dia e 44 horas semanais. A Emenda Constitucional nº 141/2026 reduz esse limite em etapas, por isso a escala precisa ser planejada já com a mudança em vista.
• Tipo de contrato. O mais comum para o primeiro funcionário é o contrato de experiência, que pode durar até 90 dias e ser prorrogado uma única vez dentro desse limite (arts. 445 e 451 da CLT). Depois dele, o contrato passa a ser por prazo indeterminado.

Se a empresa é MEI, há uma regra a mais: hoje o MEI pode ter um empregado, e a partir de 2027 poderá ter dois, ganhando o salário mínimo ou o piso da categoria. Veja as regras do MEI com 2 funcionários.

Documentos que o funcionário precisa entregar

A lista básica para a admissão CLT inclui:

• RG ou CNH e CPF;
• número do PIS/NIS, que aparece na Carteira de Trabalho Digital;
• comprovante de residência recente;
• dados bancários para o pagamento do salário;
• certificado de reservista, para homens;
• certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, quando houver direito ao salário-família;
• comprovante de escolaridade, quando o cargo exigir.

Além disso, o funcionário precisa fazer o exame admissional antes de começar a trabalhar e entregar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Para não esquecer nada, use o checklist de documentos para admissão, que permite marcar o que já foi entregue.

Os prazos da admissão

A admissão tem prazos curtos, e o atraso gera multa:

• Registro antes do primeiro dia. As informações do contrato precisam ser enviadas ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho. Na prática, o funcionário não pode começar a trabalhar "para ver se dá certo" antes de ser registrado.
• Carteira de trabalho em 5 dias úteis. O empregador tem 5 dias úteis para anotar a admissão na Carteira de Trabalho Digital (art. 29 da CLT). A anotação é feita pelos dados enviados ao eSocial.
• Salário até o 5º dia útil. O salário do mês deve ser pago até o quinto dia útil do mês seguinte (art. 459 da CLT).
• FGTS até o dia 20. O depósito de 8% do FGTS (Lei nº 8.036/1990) é feito pelo FGTS Digital até o dia 20 do mês seguinte.

Manter empregado sem registro rende multa de R$ 3.000 por empregado, ou de R$ 800 quando a empresa é microempresa ou empresa de pequeno porte (art. 47 da CLT), sem contar as verbas que o funcionário pode cobrar depois na Justiça.

Quanto custa o primeiro funcionário: exemplo com números

O salário da carteira não é o custo da empresa. Por cima dele entram o FGTS e a reserva para o 13º e as férias, que a empresa paga mesmo que não perceba todo mês.

Exemplo: funcionário com salário de R$ 2.000 em uma empresa do Simples Nacional, no Anexo III.

• Salário: R$ 2.000,00
• FGTS (8%): R$ 160,00
• Reserva do 13º salário (1/12 do salário): R$ 166,67
• Reserva das férias com o terço constitucional: R$ 222,22
• FGTS sobre o 13º e as férias: R$ 31,11

Custo mensal: cerca de R$ 2.580, ou seja, uns 29% acima do salário. Nos Anexos I, II, III e V do Simples, a contribuição patronal ao INSS já está dentro do DAS, por isso não aparece na conta.

Na mesma situação, uma empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real paga também a contribuição patronal de 20% ao INSS, mais o seguro de acidente de trabalho (de 1% a 3%, conforme a atividade) e as contribuições a terceiros, que somam perto de 27% sobre o salário, o 13º e as férias. O custo do mesmo funcionário sobe para algo em torno de R$ 3.220 por mês. Empresas do Anexo IV do Simples, como as de construção e vigilância, também pagam a contribuição patronal fora do DAS.

Ficam de fora dessa conta os benefícios. O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário precisa dele para ir ao trabalho, e a empresa pode descontar até 6% do salário básico (Lei nº 7.418/1985); o que passar disso é custo da empresa. Vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde dependem da convenção coletiva ou da política da empresa.

Para fazer a conta com o salário e o regime da sua empresa, use a calculadora do custo do funcionário CLT. E, se quiser o detalhe de cada encargo, leia quanto custa um funcionário CLT.

Os erros mais comuns na primeira contratação

• Deixar o funcionário começar antes do registro, "só na experiência". O contrato de experiência também exige registro desde o primeiro dia.
• Esquecer o exame admissional ou fazê-lo depois do início do trabalho.
• Ignorar o piso da convenção coletiva e pagar só o salário mínimo quando a categoria tem piso maior.
• Não reservar dinheiro para o 13º e as férias. A conta chega de uma vez em novembro e dezembro, e no aniversário de um ano do contrato.

Como a Consensus ajuda

• Faz a admissão completa: confere os documentos, registra o contrato e prepara a ficha do funcionário dentro da CLT.
• Calcula e emite a folha de pagamento todo mês, com as guias de FGTS, INSS e IRRF no prazo.
• Controla férias, 13º salário e horas extras, para que nenhum vencimento pegue a empresa de surpresa.

Veja o que está incluído no serviço de departamento pessoal da Consensus.

Fontes

• Consolidação das Leis do Trabalho, Decreto-Lei nº 5.452/1943 (Planalto)
• Lei nº 8.036/1990, FGTS (Planalto)
• Lei nº 7.418/1985, vale-transporte (Planalto)